Winnaar Channel Award: Best Channel Project 2018

21-12-2018

‘Door samenwerking maken we het onmogelijke toch mogelijk’

 

IT-project waarbij Erasmus MC zijn datacenter migreerde, wint award voor Best Channel Project 2018

Channel Awards 2018

Het Erasmus MC heeft kortgeleden zijn bedrijfskritische applicaties in twee externe datacenters geplaatst. De IT is nu flexibeler en beter voorbereid op de toekomst. De uitbesteding voorkomt investeringen in een eigen datacenter en levert razendsnelle, beveiligde en continue toegang tot belangrijke toepassingen zoals het EPD. Ondanks de krappe planning verliep de overstap naar deze IT-infrastructuur gesmeerd. Met dank aan de daadkrachtige samenwerking met het gelegenheidsconsortium van Bytesnet, The Datacenter Group (TDCG), Relined Fiber Network en Tallgrass. Opdrachtgever en partners zijn apetrots op de Channel Award die ze ermee binnensleepten.

Het twin datacenter-project mag zich van Channelweb de komende tijd Best Channel Project of the Year noemen. Overall krijgt het consortium de hoogste waardering van de tien genomineerde projecten. De waardering is gebaseerd op het gemiddelde oordeel van zowel de vakjury als de publieksjury.

‘Deze award is een mooie afsluiting van het project. We zijn er heel trots op‘, vertelt Erwin van den Heuvel. Hij is sinds november 2016 IT-manager bij het Erasmus MC en kreeg deze klus in de schoot geworpen. ‘Het was een magistrale klus in verband met de korte tijd. Als ik van tevoren had geweten wat er allemaal bij kwam kijken, had ik het wellicht nooit durven inplannen.’ Hij vertelt dat er slechts veertien weken zaten tussen de uitwerking van het concept en de daadwerkelijke inrichting ervan.

Flexibiliteit
Erasmus MC is het eerste academische ziekenhuis dat zijn IT-infrastructuur volledig uitbesteedt. Uitbesteding levert het medisch centrum vooral flexibiliteit op, vertelt Van den Heuvel. ‘Wij beheren de applicaties zelf, maar hoeven niet in een eigen datacenter te investeren. Dat is ook handig voor de toekomst. Misschien gaan wij over vijf jaar onze services anders inrichten, bijvoorbeeld in de cloud. Dan hebben we helemaal geen rackspace meer nodig.’

‘Door met specialisten samen te werken, krijg je dingen voor elkaar die je niet voor mogelijk houdt.’

In plaats van een lokaal datacenter met uitwijk naar een extern datacenter, koos de organisatie ervoor om het lokale datacenter in te wisselen voor een tweede externe locatie. Deze keuze was vooral uit nood geboren. Het moest op hele korte termijn worden geregeld en er was intern onvoldoende specialistische kennis beschikbaar, aldus de IT-manager. De termijn was kort, doordat het academisch ziekenhuis een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) in gebruik zou nemen en niet veel later het lokale datacenter wilde ontmantelen.

Business case
Van den Heuvel: ‘We hebben een business case opgesteld voor een datacenter dat voldoet aan alle eisen en normen. Het moest niet alleen snel beschikbaar zijn, maar ook dubbel uitgevoerd en zeer goed beveiligd. Het gaat immers om bedrijfskritische applicaties en vertrouwelijke informatie waarvan continue beschikbaarheid erg belangrijk is. De externe locatie mag ook niet te ver van Rotterdam liggen, om latency te voorkomen. Zulke vertraging op de lijn komt de gebruikservaring niet ten goede.’

Uiteindelijk koos de IT-manager voor uitbesteding via Bytesnet. Deze datacenterleverancier biedt het Erasmus MC al langer een uitwijklocatie in Rotterdam Spaanse Polder. Bytesnet nam het projectmanagement op zich en vormde zo het enige aanspreekpunt voor het medisch centrum. De projectleider startte direct een zoektocht naar een tweede datacenter, een geschikte glasvezelaanbieder en een ervaren beheerder van de optische verbinding.

Niet verwacht
‘We hebben iets bereikt wat we niet hadden verwacht’, vertelt Michael Arbman, business development manager bij Bytesnet. ‘Door met specialisten samen te werken, krijg je dingen voor elkaar die je niet voor mogelijk houdt. Wij hadden goede contacten met Relined voor de glasvezel en Tallgrass voor de belichting en konden snel met hen schakelen. Het was opvallend dat elke partner heel flexibel was en omwille van de tijdsdruk direct begon met de werkzaamheden. Dit gebeurde zelfs nog voordat de contracten met het Erasmus MC waren getekend. Tallgrass oriënteerde zich meteen op de benodigde apparatuur en Relined ging direct achter de graafvergunningen en aannemers aan.’

Het datacenter van TDCG in Delft bleek de beste kandidaat ter vervanging van het oude dc op het ziekenhuisterrein in Rotterdam. De leverancier was bovendien bereid om in korte tijd flink te investeren om de racks en servers van het Erasmus MC te kunnen huisvesten. ‘De veiligheidseisen van het medisch centrum zijn veel hoger dan reguliere ziekenhuizen’, vertelt Siemon van den Berg, oprichter en CEO van TDCG. ‘We brachten een extra beveiligingslaag aan en zorgden voor fysieke afzondering van de racks. We zijn erg trots op dit project. Er is door iedereen heel hard gewerkt.’

Juiste partijen samengebracht
Het medisch centrum heeft geprofiteerd van de vlotte samenwerking tussen de diverse dienstverleners. Mede doordat iedereen snel schakelde, verliep het project voorspoedig, vertelt ook Robin de Waard. Hij is als operationeel directeur bij Relined nauw betrokken bij het Erasmus MC-project. ‘Bytesnet heeft de juiste partijen bij elkaar gebracht. Wij hebben onze uiterste best gedaan om de glasvezelverbinding bij het Erasmus MC snel op te leveren. Daarbij kwam wel wat graafwerk kijken. Het lukte ons om binnen negen weken drie kilometer glasvezel te trekken, inclusief het regelen van de vergunningen. Dat is ongehoord snel.’ Volgens De Waard bedraagt de levertijd normaliter vier tot vijf maanden.

De optische transportlaag van de glasvezelverbindingen werd ontworpen, gebouwd en vanaf nu beheerd door Tallgrass. ‘We hielden daarbij volop rekening met de kenmerken en wensen van het Erasmus MC’, vertelt sales engineer Renze Koning van Tallgrass. ‘Zoals de grote datastroom en de continue beschikbaarheid. In dit geval bleek apparatuur van Huawei de beste oplossing.’ De apparatuur belicht de glasvezel tussen het medisch centrum, het datacenter in Spaanse Polder en het Delftse datacenter. De capaciteit bedraagt 200 gigabit per seconde.

Trots
Inmiddels gebruikt het Erasmus MC de nieuwe infrastructuur ruim een jaar. De betrokkenen kijken terug op een geslaagde operatie, die ondanks de tijdsdruk en complexiteit zo goed als probleemloos verliep. ‘Wij hebben in veertien weken bereikt wat normaliter in veertien maanden gebeurt’, besluit Van den Heuvel. ‘De gebruikers hebben er niets van gemerkt, terwijl we nu klaar voor de toekomst zijn. Het is met recht een project om trots op te zijn.’