CORONAVIRUS (COVID-19)

24-03-2020

CORONAVIRUS (COVID-19)

De impact van het Coronavirus (COVID-19) in Nederland is zeer groot. Wij als organisatie volgen deze ontwikkelingen op de voet en hebben voor onze werknemers en relaties hiervoor de nodige maatregelen getroffen om besmetting en verspreiding van het virus zoveel mogelijk tegen te gaan. Sinds 28 februari zijn de eerste maatregelen van start gegaan binnen Relined Fiber Network om de verspreiding verder tegen te gaan. De maatregelen zijn gebaseerd op de adviezen van World Health Organization (WHO) en het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu en worden zo nodig aangepast.

(laatste aanpassing 9 april 2020)

Maatregelen

  • Onze medewerkers volgen de RIVM richtlijnen, zoals:
    • Was regelmatig (met zeep) je handen;
    • Hoest/nies in de binnenkant van je elleboog;
    • Gebruik papieren zakdoekjes en gooi die na gebruik meteen weg;
    • Medewerkers geven géén handen;
  • Onze medewerkers werken veelal vanuit huis, tenzij dit vanwege de functie of werkzaamheden niet mogelijk is. In de volgende gevallen werkt de medewerker te allen tijde vanuit thuis:
    • Medewerker die verkouden is of koorts heeft, dient vanuit huis te werken tot de klachten over zijn;
    • Medewerkers met een huisgenoot die “griep” klachten of koorts heeft, werken thuis tot de klachten van de betreffende persoon over zijn en ze zeker weten dat ze zelf geen klachten ontwikkelen;
  • Afspraken, evenementen en (zaken)reizen (minimaal geldig tot 1 juni)
    • Afspraken op onze locatie of bij onze relaties worden verzet of omgezet naar een telefonische afspraak
    • Er wordt niet deelgenomen aan evenementen
    • Zakenreizen worden geannuleerd

Met deze maatregelen hopen we de verspreiding zoveel mogelijk in te perken en de serviceverlening van onze organisatie in stand te houden. Echter kunnen deze maatregelen impact hebben op een deel van onze dienstverlening. Onze hoofdprioriteit is natuurlijk de gezondheid van onze medewerkers en al onze relaties.

Geplande werkzaamheden

Voor de continuïteit van ons netwerk dienen er onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd te worden. Voor deze geplande werkzaamheden krijgt u vooraf bericht. U kunt ervan uitgaan dat de geplande werkzaamheden, zeker in deze crisistijd, zijn getoetst of deze daadwerkelijk noodzakelijk zijn en niet kunnen worden uitgesteld. U kunt er dus vanuit gaan dat geplande werkzaamheden waarover u bericht ontvangt of reeds heeft ontvangen daadwerkelijk uitgevoerd dienen te worden. Geplande werkzaamheden die reeds staan ingepland gaan dus ook gewoon door.

Mogelijke impact – storingen

Voor wat betreft onze dienstverlening ligt onze hoogste prioriteit bij het oplossen van eventuele storingen. Het is belangrijk dat juist in deze crisistijd uw verbinding beschikbaar blijft. Bij verminderde beschikbaarheid van onze medewerkers en middelen zal al onze aandacht gaan naar het oplossen van storingen en zullen overige projecten en commerciële activiteiten een lagere prioriteit krijgen.

Momenteel zien wij de volgende mogelijke risico’s voor storingen:

Beschikbaarheid Servicedesk

  • Vanwege de huidige situatie zullen onze medewerkers vanaf een ander adres dan ons kantoor support leveren
  • Huidige impact: Dit heeft geen enkele impact op de storingsafhandeling. In geval van hoge uitval van supportmedewerkers zullen medewerkers van andere afdelingen in de organisatie worden ingezet

Uitval van medewerkers van aannemers

  • Vanwege ziekte/quarantaine kunnen medewerkers uitvallen en aannemers te maken krijgen met een personeelstekort. Indien een aannemer ingezet dient te worden voor een meting of het oplossen van de onderbreking dan zien wij hierin een mogelijk risico. Hier ligt onze hoofdprioriteit. Wij hebben goede afspraken met onze aannemers en hebben ook vele contacten met andere aannemers die wij kunnen inzetten in het geval van personeelstekort. Hiermee proberen wij de kans op het niet halen van SLA tijden tot een minimum te beperken. De voortgang van uw onderbreking wordt door onze Servicedesk gecoördineerd.
  • Huidige impact: Op dit moment zijn hier nog geen situaties ontstaan waarbij dit van toepassing is.

Toegang tot locaties

  • Iedere verbinding heeft een begin- en eindpunt. Om een verbinding in geval van een storing te kunnen doormeten dienen wij toegang te verkrijgen tot beide locaties. Indien geen toegang wordt verleend kan de verbinding niet volledig worden gemeten.
  • Huidige impact: Op dit moment zijn hier nog geen situaties ontstaan waarbij dit van toepassing is. Alle datacenters hebben vooralsnog aangegeven beschikbaar te zijn in geval van spoedzaken en storingen. Bedrijfslocaties ligt bij de klant zelf.

Mogelijke impact – projecten

Lopende projecten proberen wij zo goed mogelijk te laten doorlopen. Onze medewerkers zullen vanuit huis de projecten blijven aansturen. Face-to-face afspraken omtrent bijvoorbeeld het bespreken van het project worden op het moment niet gedaan ter bescherming van onze relaties en onze medewerkers. Dit heeft verder geen/minimale invloed op uw projecttijden.

Momenteel zien wij de volgende mogelijke risico’s voor de projecten:

Uitval van medewerkers van aannemers

  • Vanwege ziekte/quarantaine kunnen medewerkers uitvallen en aannemers te maken krijgen met een personeelstekort. Hierdoor kan het zijn dan uw verbinding later wordt opgeleverd dan in de planning is aangegeven. Uw Project Manager houdt u hiervan op de hoogte mocht dit het geval zijn. Dit risico proberen wij zo klein mogelijk te houden door te kijken of bij uitval het project bij een andere aannemer kan worden neergelegd.
  • Huidige impact: Op dit moment zijn hier nog geen situaties ontstaan waarbij dit van toepassing is.

Langere doorlooptijd bij vergunningsaanvragen

  • Vanwege het uitvallen van medewerkers bij overheidsinstanties kan het zijn dan vergunningsaanvragen langer op zich laten wachten.
  • Huidige impact: Op dit moment merken we dat vergunningsaanvragen langer duren dan de standaard behandelingstijden die hier voor staan. Dit houdt in dat de projecttijdlijnen in gedrang (kunnen)komen. Met betrekking tot uw specifieke project wordt u op de hoogte gesteld door uw Project Manager.

Toegang tot locaties

  • Iedere verbinding heeft een begin- en eindpunt. Om een verbinding op te leveren dienen onze aannemers toegang te verkrijgen tot de betreffende bedrijfslocaties en/of datacenters. Indien geen toegang wordt verleend kan de verbinding niet worden opgeleverd
  • Huidige impact: Op dit moment hebben verschillende datacenters aangegeven hun locatie enkel open te stellen voor spoedeisende zaken en storingen. Dit houdt in dat nieuwe verbindingen niet kunnen worden gerealiseerd. Met betrekking tot uw specifieke project wordt u op de hoogte gesteld door uw Project Manager.

Mogelijke impact – nieuwe orders/contracten

Levertijd

  • Huidige impact: Vanwege de langere doorlooptijd van vergunningsaanvragen en de prioriteit dit ligt bij het oplossen van storingen zullen de levertijden van nieuwe projecten langer zijn dan u van ons bent gewend. Wij proberen er alles aan te doen om dit zoveel mogelijk te beperken
  • Uitzondering: Indien een nieuwe verbinding, het leveren van netwerk aan een vitale organisatie t.b.v. de Coronacrisis betreft, zullen wij extra maatregelen treffen en dit als een spoedeisend project behandelen. U dient wel schriftelijk aan te tonen dat dit het geval is.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Voor verder vragen omtrent ons beleid en de samenwerking kunt u terecht bij de bij u bekende contactpersoon. Mochten er zaken dermate veranderen dan zullen wij u direct op de hoogte stellen.

We rekenen op uw begrip. Mocht u vragen of opmerkingen hebben over bovenstaande, neem dan contact met ons op via T: +31 (0)347 358 010 of E: info@relined.eu